6 redenen waarom juist kleinere zorginstellingen een IT-strategie nodig hebben

In september was ik op de Big Data Expo 2018 in de Jaarbeurs. Puur uit persoonlijke interesse in dit snel opkomende vakgebied, en ik was zeker niet de enige. Bij alle lezingen waar ik aanwezig was, was het aantal geïnteresseerden groter dan de zaalcapaciteit! Booming business dus? Ja. Veel zorgverleners of leveranciers aan de gezondheidszorg tegen het lijf gelopen? Nee, helaas.

Enkele weken later had ik informeel contact met een bestuurder van een kleine zorginstelling in de GGZ. Zij waren in gesprek met een nieuwe leverancier van online werkplekken… Ik vroeg of die leverancier NEN7510 gecertificeerd was of dat er andere maatregelen gekozen waren om in ieder geval aan minimale beveiligingseisen voor de extra gevoelige gezondheidsinformatie te voldoen. Helaas bleek de term NEN7510 geen belletje te laten rinkelen, ondanks de ongetwijfeld beste bedoelingen om de bedrijfsvoering zo goed mogelijk te organiseren.

Vorige week bezocht ik het goed georganiseerde e-healthfestival in Leiden. De eerste key note speech werd gegeven door Erik Gerritsen, bijna-eindbaas bij VWS. Zijn oproep was eigenlijk heel simpel: er zijn al zo veel succesvolle e-health implementaties in Nederland. Kom met elkaar in verbinding en opschalen met die successen. Na afloop was er tijd voor één vraag, en die vraag werd gesteld door een zorgverlener werkzaam in een kleine praktijk: “Ik wil wel, maar waar moet ik de tijd vandaan halen? Onze dagen zijn al volledig gevuld met spreekuren, daar verdienen we immers het geld mee. Hoe moeten we dit doen?” OK, ik geeft toe, misschien stelde de zorgverlener in kwestie haar vraag iets subtieler, maar in haar vraag zat wel deze boodschap.

Als een willekeurig persoon gevraagd wordt hoe de zorg er in 2030 uitziet, zullen de meeste antwoorden betrekking hebben op diagnosestelling met behulp van Kunstmatige Intelligentie (A.I.) of zorg die vanuit zorginstellingen naar de thuissituatie verplaatst wordt, al dan niet ondersteund door verschillende slimme sensoren (Internet of Things). Moet ik daarom ook concluderen dat juist de kleinere zorginstellingen (ZBC’s, GGZ) die boot gaan missen en daardoor straks geen bestaansrecht meer hebben, aangezien het nu al een gevecht is om alleen al aan de wettelijke verplichtingen te voldoen?

Wat mij betreft niet, maar voor veel partijen zal er dan wel wat moeten veranderen hoe er met IT wordt omgegaan: juist deze kleine zorginstellingen hebben een visie op IT én een IT-strategie nodig!

Reden 1: Wees klaar voor het heden
We kunnen over veel zaken discussiëren, maar dat we allemaal minimaal hebben te voldoen aan wet- en regelgeving (en wellicht branche-specifieke normen), daar zijn de meesten het wel mee eens. Helaas blijkt dit in veel gevallen nog helemaal niet het geval (denk aan AVG, NEN7510, WGBO). Maak dan ook dubbel gebruik van het ontwerpen van uw toekomstplannen. Breng de huidige situatie goed in beeld, leg de geldende wetgeving ernaast en u heeft vermoedelijk de eerste verbeterstappen al bedacht. U kent het bekende spreekwoord: “Je voldoet liever aan de relevante wetgeving voor de Inspectie langskomt dan daarna”.

Reden 2: Wees klaar voor de toekomst
Eigenlijk opnieuw een open deur die hierboven al is ingetrapt. De zorg gaat veranderen, daar zijn we het met elkaar al over eens. Het is dan ook aan de zorgverleners zelf om mee te veranderen en IT speelt daarin (tot vreugde van de een en verdriet van de ander) een essentiële rol. Waar de missie en doelstellingen van iedere zorgorganisatie betrekking zal hebben op het leveren van excellente zorg aan patiënt/cliënt, zal de wijze waarop dat bereikt moet worden (= strategie) een belangrijke IT-component in zich moeten hebben.

Reden 3: Organisaties met breed gedragen visie presteren beter
Waarom hebben we sowieso als zorgverleners een ‘visie’ nodig op IT? Omdat we de ‘visie’ beschouwen als die stip op de horizon waar we naartoe willen (of moeten) bewegen, en omdat we daarover met elkaar in gesprek kunnen blijven. Iedere beslissing en ieder projectvoorstel kan tegen het licht van die stip worden gehouden en maakt besluitvorming duidelijk. Juist het breed communiceren van de visie biedt ook voor alle collega’s samenhang, verbinding én autonomie: iedereen kan nu (ook kleine, individuele) beslissingen nemen met het gezamenlijke doel in het achterhoofd.

Reden 4: Zonder prioriteit en speciale aandacht, geen tijd of budget
Ook de overheid heeft het al lang door: als er op bepaalde gebieden knelpunten zijn die niet doorbroken lijken te worden, wordt er een taskforce opgericht. Er worden specialisten samengebracht die in korte tijd een doorbraak moeten forceren. Enerzijds raar dat het nodig is, anderzijds kennen we het allemaal: als er voor extra projecten geen tijd / speciale aandacht wordt vrijgemaakt, zullen de dagelijkse werkzaamheden voorrang krijgen. Dit geldt gek genoeg zelfs als iedereen het over de voordelen / noodzaak van het project eens is. Hier bestaat maar 1 echte oplossing voor: stel een strategie op, met haalbare en meetbare (tussen-) stappen, inclusief het beschikbaar stellen van tijd, capaciteit en budget.

Reden 5: Bevrijd jezelf van leveranciers-afhankelijkheid
In hoeveel zorginstellingen werkt het starten van nieuwe projecten als volgt: de accountmanager van uw softwareleverancier komt langs, vertelt u over die nieuwe module die zij ontwikkeld hebben, overtuigt u glansrijk van de voordelen (niet heel ingewikkeld, want u heeft vermoedelijk een kennisachterstand), en een nieuw project is begonnen. Op individueel projectniveau zult u nog wel kijken naar de kosten ten opzichte van de opbrengsten, maar heeft u deze leverancier ook vergeleken met soortgelijke producten in de markt? En zou het rendement van dezelfde investering in een ander project u sneller bij uw einddoel brengen? Waarschijnlijk niet en dat is niet raar. Er is namelijk sprake van ‘supplier-induced demand’: de vraag wordt gestuurd door een aanbieder en niet door de eigen behoeften van de klant. Ironisch bedoeld tussendoortje: ‘supplier-induced demand’ door zorgverleners (zorgverleners in de rol van leverancier) is de hoofdreden achter de introductie van de zo geliefde DBC-systematiek, in de rol van klant doet u nog vrolijk mee. Het vastleggen van een IT-strategie is een van de middelen om dit te stoppen. U neemt namelijk de regie in eigen handen, u kiest zelf welke technologie de meeste waarde voor u biedt én u kunt de tijd (en eventueel capaciteit) regelen om voldoende kennis van de materie op te doen. Projecten starten op het door u gekozen moment, gebaseerd op uw toekomstvisie én met een gedegen leverancierskeuze, het kan echt.

Reden 6: Maak gebruik van schaalvoordelen en excelleer
Schaalvoordelen? Die heb je toch juist als je groot bent? Ja. En nee. Ja, grotere instellingen hebben meer mogelijkheden qua budgetten en resources (zoals in-house expertise). Tegelijkertijd staan deze grotere instellingen ook bekend om langdurige beslistrajecten en trage implementaties. En juist daar zijn ‘de kleintjes’ in het voordeel. Maak hier dus gebruik van én wees extra wendbaar (agile). Ook het bijstellen van plannen en strategieën kan namelijk een stuk sneller. En zoals in de IT-wereld al vaak bewezen is: agile organisaties realiseren betere resultaten in kortere tijd, tegen lagere kosten. Juist die organisaties die sneller innoveren en deze innovaties succesvol op de werkvloer laten landen, leveren betere zorg, hebben tevredener personeel en vermoedelijk het belangrijkste: tevreden en goed behandelde patiënten/cliënten!

Over de auteur: Anne ten Hove
Vanuit de drive om de zorg-IT beter, eerlijker en vriendelijker te maken is Anne ten Hove als zelfstandig adviseur gestart onder de naam HOVIT. Hij positioneert zich graag als adviseur of projectleider tussen zorginstellingen en softwareleveranciers in. Anne heeft speciale interesse in langdurige samenwerkingen (“CIO as a service“) met kleine/middelgrote zorginstellingen.