Nieuw!
Aanmeldportaal
Het aanmelden van kinderen voor dyslexiezorg of andere zorg hoeft geen tijdrovend en onveilig proces meer te zijn. Met ons aanmeldportaal worden cliëntgegevens automatisch en volledig beveiligd overgebracht naar het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD).
Hoe kan dat beter?
Aanmelden kost tijd
Het aanmelden van kinderen voor dyslexiezorg is vaak een traag en omslachtig proces. Ouders en IB-ers van basisscholen sturen gegevens via mail of post, zorginstellingen moeten alles handmatig verwerken en cliëntinformatie moet vervolgens veilig in het EPD worden ingevoerd. Dat kost tijd, vergroot de kans op fouten en maakt het proces onnodig kwetsbaar. Met ons aanmeldportaal wordt dit volledig geautomatiseerd: cliëntgegevens worden veilig en rechtstreeks in het EPD geplaatst, zonder handmatig werk en zonder risico’s. Zo verloopt de aanmeldverwerking sneller, veiliger en kan het hele proces — wanneer iedereen meewerkt — zelfs binnen één dag afgerond zijn.
Onze oplossing
Snel
Het aanmeldportaal van HOVIT versnelt het proces van aanmelden doordat alle cliëntgegevens direct vanuit het digitale formulier worden gevalideerd, gestructureerd en automatisch ingelezen in het EPD. Hierdoor vervallen handmatige invoer, losse bestanden en mailverkeer, en staat alle informatie direct op de juiste plek in het EPD.
Veilig
Het aanmeldportaal van HOVIT zorgt ervoor dat alle cliëntgegevens binnen een volledig beveiligde digitale omgeving worden aangeleverd en verwerkt. Gegevens worden versleuteld verzonden, gevalideerd en rechtstreeks in Medicore ingelezen, zonder tussenkomst van onbeveiligde mail of losse documenten. Ouders ondertekenen de aanmelding met een digitaal rechtsgeldige handtekening, waardoor zowel identiteit als toestemming betrouwbaar worden vastgelegd. Voor de zorginstelling betekent dit dat alle informatie voldoet aan de geldende beveiligings- en privacyrichtlijnen, zonder risico op datalekken of fouten door handmatige verwerking.
Geïntegreerd
Het aanmeldportaal van HOVIT is volledig geïntegreerd met Medicore, waardoor alle aangeleverde gegevens direct in de juiste datavelden van het EPD worden geplaatst. Het portaal gebruikt gestandaardiseerde datastromen en validatieregels, zodat informatie zonder conversie, handmatige invoer of extra controles kan worden verwerkt. Hierdoor werkt de zorginstelling vanuit één systeem en verdwijnen losse formulieren, bijlagen en externe tools volledig uit het proces.
Dit is hoe het werkt:
Klantcase Timpaan
★★★★★
Timpaan Onderwijs digitaliseert het aanmeldproces voor dyslexiezorg met HOVIT
Timpaan Onderwijs B.V. is een onderwijsadviesbureau met ruim zestig medewerkers, actief in vier provincies. Binnen de organisatie staan kwaliteit, zorgvuldigheid en efficiëntie centraal. Toch verliep het aanmeldproces voor dyslexiezorg jarenlang grotendeels handmatig: ouders en scholen stuurden papieren formulieren per post of als scan per e‑mail, waarna medewerkers alle gegevens één voor één moesten overnemen in het systeem. Een nauwkeurig, maar tijdrovend proces.
“We merkten dat er veel tijd ging zitten in het overnemen van gegevens en het verzamelen van ontbrekende documenten,” vertelt Jantina. “Identiteitsbewijzen, ouderverklaringen, aanvullende informatie van scholen… het kwam allemaal via verschillende kanalen binnen. We zochten naar een manier om dat proces te vereenvoudigen zonder in te leveren op zorgvuldigheid.”
De oplossing: een digitaal aanmeldportaal op maat
In samenwerking met HOVIT ontwikkelde Timpaan Onderwijs een digitaal aanmeldportaal dat volledig aansluit bij de werkwijze en eisen van de dyslexiezorg. Het portaal biedt gebruiksvriendelijke, veilige formulieren voor zowel ouders als scholen. Een belangrijk onderdeel is de rechtsgeldige digitale handtekening, waardoor aanmeldingen volledig digitaal kunnen worden afgerond.
Dankzij de koppeling met het Elektronisch Patiëntendossier (EPD) worden gegevens veilig en efficiënt uitgewisseld, zonder handmatige invoer of losse documenten. Dit zorgt voor een snellere verwerking en minder kans op fouten.
Een soepele overgang dankzij betrokken begeleiding
De overstap naar een nieuw systeem vraagt altijd gewenning. Dat gold ook voor Timpaan Onderwijs en de scholen waarmee zij samenwerken. Dankzij de deskundige begeleiding van HOVIT verliep de overgang echter soepel. Het team dacht actief mee, pakte verbeterpunten snel op en introduceerde later zelfs een helpdeskfunctie om gebruikers direct te ondersteunen.
Het resultaat: tijdwinst, overzicht en rust
Sinds de implementatie ervaart Timpaan Onderwijs duidelijke voordelen. Het proces is transparanter, beter gestroomlijnd en eenvoudiger te volgen. De kans op fouten is kleiner en medewerkers houden meer tijd over voor hun kerntaak: het bieden van kwalitatieve dyslexiezorg.
“De digitalisering bespaart ons merkbaar tijd en zorgt vooral voor rust en overzicht,” aldus Timpaan Onderwijs. “We kunnen ons nu beter richten op waar het écht om draait: het ondersteunen van de kinderen die onze hulp nodig hebben.”
Een samenwerking die vertrouwen geeft
Timpaan Onderwijs kijkt positief terug op de samenwerking met HOVIT: constructief, professioneel en oplossingsgericht. De technische expertise, bereikbaarheid en bereidheid om maatwerk te leveren hebben ervoor gezorgd dat de organisatie een belangrijke stap heeft gezet in haar digitale ontwikkeling.
Timpaan Onderwijs B.V. laat weten dat ze HOVIT van harte aanbevelen bij organisaties die hun processen willen digitaliseren met oog voor mens, kwaliteit en continuïteit.
